Besoin de conseils - 100 premiers jours en entreprise

Bonjour à tous,

Je m’appelle Marc Domain, je suis nouveau sur ce forum.

Je viens d’être embauché à la SOGEA en tant que collaborateur du bureau travaux ligne LGV Paris Bordeaux. Ce bureau comprend 17 personnes dont 14 sont uniquement tournées vers le terrain. J’ai sous ma coupe une des deux équipes en charge des projets majeurs soit 8 collaborateurs directs. J’ai 100 jours pour faire mes preuves à la tête de cette équipe mais aussi auprès de mon entreprise.

Comment doit-je prendre en compte cette nouvelle équipe de travail ? Quels outils de communication pourrai-je mettre en place ?

Etant âgé de 26 ans, je n’ai que peu d’expérience dans la conduite de travaux, n’ayant effectué qu’un CDD de 2 ans chez Bouygues Construction. Bien que cette expérience m’ait été utile pour découvrir le monde du BTP, la gestion d’une équipe aussi importante m’effraie au vu de la pression et des responsabilités qui me seront confiées.

Merci d'avance pour vos conseils.
Marc Domain.

Bonjour Marc, je m’appelle Marie-Christine, j’officie sur ce forum depuis plus de 4 ans maintenant.

Je me présente brièvement : je suis Directrice des Ressources Humaines et j’ai travaillé plus de vingt ans au sein du groupe FAYAT (groupe français de BTP). Je n’ai pas de qualification particulière en management sur chantier mais je vais tenter de mettre à profit mon expérience personnelle.

Afin de vous aider au mieux sur votre inquiétude, quel est votre niveau d’étude ?

En attente de votre réponse, je reste à votre disposition
Cordialement

M-C

Bonjour Marie-Christine, merci pour votre réponse.

Je suis diplômé de l’INSA de Strasbourg et possède donc un diplôme d’ingénieur. J’ai bien conscience qu’il faut utiliser les méthodes acquises au cours de ma formation. Cependant, je ne sais pas quelles méthodes employer et quel comportement adopter pour réussir une prise de poste efficace et optimale.

Gardez à l’esprit que les 100 premiers jours correspondent plus ou moins à la période d’essai pour un cadre. Selon toute vraisemblance, cette période représente une étape cruciale qui détermine votre réussite future. Les enjeux qu’elle incarne sont multiples : acquérir de la confiance, aussi celle de ses partenaires, mais également imposer les nouvelles règles et méthodes de travail et justifier votre embauche. Passage délicat, il est primordial de planifier votre prise de poste pour ainsi préparer au mieux ces 100 jours délicats. C’est l’objectif que vous devez vous fixer.
Plusieurs sujets sont à aborder. Il est évident qu’il faudra avant tout établir un diagnostic de l’entreprise, de manière à relever les points à traiter pour optimiser l’efficacité de votre équipe. Puis il faudra progressivement imposer vos méthodes acquises au cours de votre cursus scolaire mais aussi de vos expériences professionnelles ; il est indéniable que les règles de vie et de travail dans les entreprises sont actuellement en cours de mutation, de nouvelles techniques de marketing et de communication viennent peu à peu bousculer les mœurs professionnels.

Je cerne bien vos propos et commence à y voir plus clair. Après réflexion et discussions avec mon entourage, j’ai quelques idées d’approche mais j’aimerai bien avoir l’avis d’un expert.
Je pense que dès mon arrivée dans l’entreprise il me faudra analyser la situation dans laquelle je travaille en identifiant le caractère de chacun de mes collaborateurs. Je pensais réaliser mon analyse en convoquant les membres de mon équipe individuellement afin de dialoguer avec eux et essayer d’avoir une première approche du caractère de chacun. Je me doute que les caractères seront divergents et qu’il faudra que je joue un rôle de médiateur pour développer au mieux la productivité de chacun.

Oui, vous avez raison : dès les premiers échanges avec vos collaborateurs, vous remarquerez que certains seront plus enthousiaste et d’autre plus réticent à travailler avec vous. C’est avant tout ces deux types d’individus qu’il faut manager, avec précaution et diplomatie. Il ne faut pas se laisser duper par les enthousiastes spontanés car ils voient en votre arrivée une certaine opportunité. Cependant, il faut prendre en compte les efforts positifs qu’ils réalisent pour le bon fonctionnement du projet.
D’autre part, vous devrez convaincre que votre arrivée au sein de l’équipe ne sera pas défavorable à ceux qu’ils le pensent. C’est-à-dire que vous devrez faire vos preuves en montrant que vous êtes capable de gérer l’ensemble des obstacles que vous êtes susceptibles de rencontrer, comme gérer les tensions aux seins de votre équipe.




Il sera donc important de faire des entretiens pour connaître ses collaborateurs afin de repérer les « enthousiastes spontanés » et les « réticents spontanés », de faire le bilan des compétences des uns et des autres, d’essayer de connaître les enjeux de travail de chaque collaborateur, de savoir comment ils veulent travailler et de savoir ce qui est important pour eux dans leur travail actuel.
Après avoir effectué la synthèse de tous ces entretiens, vous disposerez d’une vision globale de votre équipe. Vous saurez s’il existe des conflits entre les différents membres.

Supposons que cette étape est franchie, vous devriez essayer d’aborder avec vos collègues votre place dans l’entreprise et analyser votre hiérarchie. Avez-vous une idée de la façon dont vous allez vous y prendre ? Il s’agit d’un point clé, ne le négligez pas !

Merci pour votre réponse rapide et complète. La date butoir approche, je vais débuter ma période d’essai dans 2 semaines à présent mais je suis déterminé à réussir au mieux mon intégration chez SOGEA. Bien évidemment, je me suis renseigné au préalable sur l’entreprise et sa façon de travailler. Un écho qui ressort souvent lorsque l’on parle de cette entreprise est sa formidable solidarité et sa culture d’entreprise qui favorise l’intégration des jeunes diplômés. C’est pourquoi, au vu de mes expériences passées, j’ai bien peur d’être jugé sévèrement.

Vos craintes sont tout à fait légitimes, cependant, il ne faut pas que cela vous paralyse. Comme je le dis souvent à mes collègues, la clé de la réussite est de se fixer des objectifs ! A la fois stimulant pour vous et votre équipe, vous devrez cadrer vos objectifs en rapport avec vos contraintes :
- But à atteindre
- Les obstacles éventuels
- Date butoir
- Les risques

D’après mon expérience, le plus important est que vos objectifs soient clairement définis, pour vous et pour vos collaborateurs. En effet, il est primordial que vous et vos collaborateurs soyez sur la même longueur d’onde avec des objectifs communs.
Comme je vous l’ai suggéré plus haut, j’ai remarqué que les entretiens fonctionnaient assez bien pour mettre au point vos idées avec vos collègues et collaborateurs. Je vous suggère plusieurs points que je juge utile d’aborder :
- Formuler les objectifs et les performances à atteindre
- Examiner la réalité et explorer la situation présente
- Rechercher des solutions possibles
- Définir les actions à entreprendre

Je trouve également que les entretiens sont une bonne idée et je compte bien les mettre en place pour en tirer tous les bénéfices possibles.
Par ailleurs, j’aurais aimé avoir votre opinion sur les comportements types qu’un manager, comme je devrai l’être prochainement, doit bannir ou privilégier. Pour ma part, je suis quelqu’un de ponctuel, rigoureux et je sais assez bien m’intégrer dans une équipe.

C’est un très bon aspect que vous soulevez là car beaucoup de défauts sont rédhibitoires lors d’une période d’essai. Votre ponctualité et rigueur seront parfaites pour l’exemplarité que vous devrez afficher. Aussi, n’oubliez pas de gagner votre autorité et de la garder à long terme. Le charisme, l’écoute attentive, le tact, la loyauté et le dynamisme sont aussi des comportements clés à adopter pour réussir votre intégration en tant que manager.
Toutefois, ne mélangez pas les sentiments avec l’autorité au risque d’être accusé de manipulateur et de perdre la confiance de vos collaborateurs. Bien qu’être à l’écoute de vos collègues est un bon point, ne vous mêlez pas de leurs problèmes personnels qui ne vous concernent pas.

Merci pour tous ses conseils. N’auriez vous pas quelques suggestions pour m’aider à communiquer idéalement avec mes collaborateurs, afin d’optimiser le passage de l’information et éviter tous conflits. Etant un peu timide au premier abord, je crains de ne pas m’exprimer correctement et ainsi d’avoir une image de mauvais manager.

Je comprends votre situation Marc, mais n’ayez crainte, la confiance en soi s’améliore de jours en jours. Il est tout a fait normal que les premiers jours ne soient pas les plus facile. Essayer de dissimuler au maximum votre stress. La communication est essentielle car communiquer c’est produire. Tout d’abord, il faut que les collaborateurs soient satisfaits, il faut qu’ils puissent communiquer entre eux les valeurs de l’entreprise et enfin qu’ils soient motivés. Ainsi vous devez être disponible auprès de vos collaborateurs en cas de questions, les encourager et les féliciter lorsqu’un projet est terminé avec succès. Il est nécessaire que les collaborateurs doivent communiquer entre eux, avoir des conversations autres que le travail leur permettant de trouver des points communs et ainsi créer des affinités. Vous pouvez organiser des sorties telles que le sport en fin de journée par exemple. Il n’est pas nécessaire de tout le temps diriger les cadres et les techniciens par exemple, qui ont une certaine autonomie dans leur travail.
Il faut donc adapter votre discours pour chaque collaborateur. Chacun n’a pas le même caractère, on peut trouver le paresseux, le passionné ou bien même le colérique.

Bonjour,
Je m'appelle Martin Legranger et ayant moi-même eu un statut de cadre, je pense pouvoir vous aider monsieur Domain. Au cours de ma carrière, j’ai observé plusieurs types de manager :
- Un dirigeant qui a évolué toute sa carrière dans une même entreprise est promu au rang de Directeur Général. Il devient tétanisé à l’idée de prendre des décisions qui vont impacter l’entreprise et plus particulièrement son équilibre qu’il a connu. Il refusait de changer le système en place, ce qui a nuit à l’entreprise. Au bout de quelques mois, il fut licencier, faute d’amélioration des résultats de l’entreprise.
- Un autre, décide d’appliquer les mêmes méthodes lui ayant réussi par le passé, sans se soucier de l’avis et des conseils des hommes déjà en place dans sa nouvelle entreprise. Cependant, les résultats ne sont pas au rendez-vous. La direction attend le faux pas de son nouveau dirigeant… qu’il va finir par faire. Il a donc été licencié par la suite.
- Enfin, dernier exemple en date, mon ancien Directeur Général s’appuyait énormément sur les doyens membres du comité de direction. Ceux-ci étant assez bornés et retissant au changement, l n’a su développer son autorité et mettre en place ses décisions. De la même façon, faute de résultats, il fut remplacé peu après.

Bien que vous n’aurez pas le statut de Directeur Général, je pense que ces exemples à ne pas suivre s’appliquent à tout cadre. Durant vos 100 premiers jours, gardez à l’esprit de bien être attentif à vos subordonnées tout en n’ayant pas peur de mettre en place vos décisions.

Je suis heureuse de voir qu’il y a d’autres personnes impliquées pour vous aider.
Pour revenir à votre question initiale de votre intégration dans l’équipe en 100 jours. Je pense que vous devez impérativement avoir les idées claires quant à votre rôle et la mission que l’on vous a confié. Il faut que vos objectifs soient fixés et claires, afin d’éviter tout travail inutile.

Une fois que vous avez réglé ce point, découvrez votre environnement. Prenez compte de la situation dans laquelle vous êtes en étudiant le budget dont vous disposez, le nombre de vos collègues, vos co-traitants et sous-traitants, etc… Identifiez votre marge de manoeuvre, c’est-à-dire, l’étendu de vos responsabilités. Vous devez également identifier les principaux risques auxquels vous seriez confrontés comme par exemple, un changement de personnel (intérims) ou bien d’éventuels bouleversements hiérarchiques.

Mettez-vous en accord avec votre hiérarchie sur le plan de transformation dont vous disposez. et accordez-vous sur la direction à suivre. Dernier point très important : communiquez votre vision aux collaborateurs, soyez sur la même longueur d’onde pour être sur de travailler en phase.

Merci Martin, vos exemples concrets de situation me permettent d'y voir plus clair. Je saurai m'en rappeler lors de ma prise de poste pour ne pas reproduire ces comportements rédhibitoires.

Marie-Christine, je comprends tout à fait le message que vous voulez me faire passer. Cependant, avez-vous des méthodes concrètes pour communiquer avec mes collaborateurs ?

Comme vous l’avez certainement compris, la manière de communiquer est essentielle pour une bonne gestion de vos équipes. Je vais vous donner quelques conseils et astuces que vous pouvez appliquer. Je vous met en garde, ces techniques ne sont pas universelles et il faudra bien entendu les adapter à votre cas.
Premièrement vous pouvez favoriser le travail en équipe. Celui-ci possède de nombreux atouts. Il permet de créer un véritable dynamisme de groupe et un collectif de travail efficace. Les membres de ce groupe travaillant quotidiennement ensemble, solidarité et entraide sont très importants.
Le travail d’équipe est beaucoup plus productif. En effet, on peut récolter différents avis pour une même question et ainsi choisir la meilleur des solutions qu’une seule personne n’aurait pas forcément pensé. Cela permet d’avancer plus rapidement vers de résultats. En évitant l’individualisme, vous évitez l’isolement de certaines personnes et la démotivation. La motivation est un facteur essentiel à un travail productif. Elle permet un bon dynamisme de groupe et l’implication de chacun dans le projet. Vous pouvez veiller à connaître la motivation de chacun, en parlant avec eux, et essayer de les motiver au maximum si vous apercevez une baisse de motivation chez certains. Le dialogue ne doit pas seulement être descendant mais il doit aussi être horizontal : il faut que les individus du même groupe communiquer entre eux. Ceci permettra la mise en commun des connaissances et des compétences : le travail sera alors plus productif et efficace.

Je me permets de faire un double post pour rajouter une information complémentaire.

Il me semble que vous avez une équipe de 17 personnes à votre charge. Il est important de constituer des groupes cohérents. En effet, je me doute que vous deviez composer des équipes pluridisciplinaires, il est donc nécessaire de se fier à la personnalité des individus. Vous ne devez pas seulement vous fier aux compétences de chacun mais aussi à leur caractère dans le but de n’obtenir un groupe homogène qui souhaite travailler ensemble et efficacement. Par exemple, ne mettez pas ensemble un contradicteur et un grand seigneur, leur fort caractère risque de nuire au bon état d’esprit qui règne au sein de votre équipe. Le but étant de permettre une coopération optimale entre vos différents acteurs pour éviter les tensions.

Je comptais en effet appliquer ce fonctionnement dans la gestion de mes équipes. Toutefois, j'ai bien peur que des tensions apparaissent à mon insu même si j'aurais pris toutes les dispositions pour les éviter.
Dans ce cas là, que me conseillez-vous de faire ?

Comme vous devez diriger 17 personnes, il sera très probable que certaines personnes n’aient pas d’affinité, ce qui peut donc amener des conflits. Votre rôle sera alors de gérer ces conflits. Vous devez, dans un premier temps, essayer de résoudre le conflit en convoquant les personnes concernées dans votre bureau et tenter une approche diplomatique. Dans l’éventualité d’un échec, réalisez un entretien individuel avec les deux parties afin de comprendre le point de vue de chacun. Vous pouvez réfléchir et ensuite proposer des solutions individuelles afin d’apaiser les tensions et trouver un terrain d’entente. Si cela ne marche toujours pas, vous pouvez faire appel à un médiateur extérieur à l’entreprise : c'est toujours ce que je conseille de faire dans ce cas.